Beranda / Bahasa Indonesia / Surat, Notulen dan Memorandum: Pengertian, Struktur dan Contoh

Surat, Notulen dan Memorandum: Pengertian, Struktur dan Contoh

Artikel ini akan membahas tiga hal yang saling terkait, yaitu surat, notulen, dan memorandum. Pada umumnya, kita bisa menjumpai ketiga hal tersebut di sebuah rapat atau kegiatan yang mengharuskan penggunaan surat untuk mengundang peserta yang hadir.

Notulen untuk mencatat hasil yang diperoleh selama rapat dan memorandum, yang pada umumnya berbentuk perintah. Nah, untuk mengetahui lebih banyak lagi tentang surat, notulen, dan memorandum, silahkan diperhatikan dan dipahami baik – baik, penjelasan di bawah ini.

Pengertian Surat, Notulen, dan Memorandum

Surat merupakan suatu media komunikasi yang berbentuk tulisan, yang ditulis antara seseorang dengan orang lain, maupun instansi. Terdapat beberapa jenis surat, yaitu surat pribadi, surat niaga, dan surat undangan.

Namun artikel ini akan membahas tentang surat undangan. Surat undangan merupakan surat yang bersifat resmi dengan menggunakan bahasa yang lugas dan sopan. Surat ini, pada umumnya dibuat oleh suatu instansi, lembaga, maupun organisasi tertentu yang ditujukan pada pihak lain. Pembuatan surat ini bertujuan untuk mengundang seorang pihak.

Notulen merupakan sebuah catatan singkat yang berhubungan dengan jalannya rapat. Selain itu, notulen juga mencatat berbagai hal yang dibicarakan selama rapat dan hasil keputusan rapat. Notulen rapat juga dapat dikatakan sebagai catatan yang ringkas mengenai jalannya rapat. Notulen rapat merupakan laporan diskusi yang berisikan tentang catatan singkat, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Memo atau memorandum merupakan suatu surat yang dibuat oleh seorang atasan pada bawahan maupun kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat yang membuat memo. Memo berisikan tentang catatan singkat mengenai pokok – pokok masalah untuk menunjukkan pesan yang hendak disampaikan.

Memo ini sebagai media komunikasi yang digunakan dalam lingkup yang kecil dan memiliki sifat informal. Memo berisi  tentang perintah, permohonan, pemberitahuan, harapan atau petunjuk.

Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa surat undangan ditujukan untuk mengundang seseorang atau pihak dalam suatu kegiatan. Sedangkan notulen merupakan catatan mengenai hasil keputusan suatu rapat dan semua hal yang berhubungan dengan rapat.

Kemudian memo merupakan surat informal yang ditulis secara singkat dan memiliki tujuan untuk memerintah, mengajukan permohonan, maupun harapan. Selanjutnya, bagaimana sih struktur dari surat undangan, notulen, dan memo, sehingga semuanya nampak berbeda satu sama lain. Jawaban itu akan kamu temukan di pembahasan selanjutnya.

Baca juga: Teks Iklan: Pengertian, Struktur, Ciri – ciri, Fungsi, dan Contoh

Struktur Surat, Notulen, dan Memorandum

Bagian – bagian yang terdapat dalam surat undangan, dapat dijabarkan sebagai berikut.

  1. Kop surat atau nama lainnya kepala surat
  2. Nomor surat
  3. Tanggal pada surat
  4. Hal atau perihal, merupakan maksud surat tersebut
  5. Lampiran surat
  6. Alamat surat
  7. Salam pembuka surat
  8. Isi dari surat
  9. Salam penutup surat
  10. Tanda tangan, nama, dan jabatan dari yang membuat surat
  11. Tembusan, apabila diperlukan saja

Struktur dari notulen berbeda dengan surat, apa saja perbedaannya? Hal tersebut akan dijelaskan di bawah ini.

  1. Nama rapat yang diadakan
  2. Waktu rapat tersebut diadakan
  3. Tempat rapat tersebut diadakan
  4. Pimpinan dalam rapat
  5. Peserta yang hadir di rapat
  6. Agenda yang akan dibahas dalam rapat
  7. Hasil putusan rapat.
  8. Tanda tangan sekretaris rapat
  9. Tanda tangan pemimpin rapat

Bukan hanya surat undangan dan notulen rapat saja yang memiliki struktur dalam penulisannya. Memo juga memiliki struktur dalam penulisannya. Apa sajakah struktur tulisannya? Silahkan dicermati.

  1. Pemberi atau penulis dari memo tersebut
  2. Penerima memo atau ditujukan pada siapa, memo tersebut
  3. Isi dari memo
  4. Tanda tangan dari penulis memo.

Mengetahui struktur dari surat undangan, notulen, dan memo tidak akan menjadi lebih lengkap lagi, tanpa memahaminya dalam sebuah contoh. Contoh diharapkan akan memberikan saudara pengetahuan untuk membedakan diantara ketiganya. Silahkan cermati pembahasan yang selanjutnya.

Contoh Surat, Notulen, dan Memorandum

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas lagi mengenai perbedaan dari surat, notulen, dan rapat, silahkan dipelajari baik – baik, contoh di bawah ini:

Contoh Surat Undangan

Contoh Notulen

Contoh Memo

Bagaimana, sudah pahamkah suadara tentang perbedaan dari surat undangan, notulen, dan memo. Perbedaan tersebut dapat dilihat juga dari contoh yang diberikan di atas, semoga kehadiran pembahasan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dalam menyusun surat undangan, notulen, dan memo. Selamat belajar.

Referensi:

  1. Darmayanti, N. 2008. Persiapan UN Bahasa Indonesia untuk SMA/ MA. Bandung: Grafindo.
  2. Redaksi Kawan Pustaka. 2008. Latihan Soal dan Pembahasan Ujian Nasional Bahasa Indonesia SMA. Jakarta: PT Kawan Pustaka.
  3. Sulistyo, K. 2006. Rangkuman dan Pembahasan Soal Bahasa Indonesia SMA. Jakarta: Wisma Wahyu.
  4. Sulistyo, K. 2009. Sukses Ujian Nasional Bahasa Indonesia SMA. Depok: Media Pusindo.
  5. Tim Guru Eduka. 2015. Mega Book Pelajaran SMA/ MA IPA Kelas X, XI, dan XII. Depok: Cmedia.
  6. Tim Guru Indonesia.2015. Super Lengkap Pelajaran 6 in 1 SMA/MA IPA Kelas 10, 11, dan 12. Jakarta: Bintang Wahyu.

Materi lain: