Manajemen Kearsipan Elektronik

Pengertian Arsip Elektronik

Menurut Australia Archive dalam buku Managing Electronic Record, mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer di dalam dan di antara system komputer.
Wallace mengemukakan bahwa berkas elektronik terdiri dari himpunan informasi yang terekam dalam bentuk kode yang dappat dibaca dan disimpan pada beberapa media agar dapat ditemukan kembali, dibaca, dan digunakan.
National Archieve and Record Administration (NARA) USA mengartikan arsip elektronik sebagai arsip yang disimpan dan diolah dalam format tertentu yang hanya dapat diproses dengan komputer.

Arsip elektronik memiliki pola kehidupan yang sama dengan arsip konvensional, dimulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Perbedaan antara arsip elektronik dan konvensional adalah pada kecepatan dan ketepatan dalam penemuan arsip kembali.

Kelebihan dan Kekurangan Arsip Elektronik

Teknologi telah hadir untuk memberikan kemudahan termasuk kemudahan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kemudahan ini diharapkan akan menjadikan kerja kantor menjadi lebih baik. Berikut ini adalah keuntungan pengelolaan arsip elektronik apabila dibandingkan dengan arsip konvensional:

Proses penemuan dan penyajian dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Lengkap berarti segala sesuatu yang diperlukan dapat diperoleh tanpa ada yang terlewatkan.
Penyaluran atau distribusi informasi dapat dilakukan dengan cepat dan dalam waktu yang sama oleh semua pihak.
Penyimpanan informasi secara terpusat sehingga dapat menghindari adanya duplikasi informasi.
Tingkat keakuratan penyimpanan yang tinggi.
Penghematan kertas dan ruang karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
Pengindeksan fleksibel dan dapat dimodifikasi sesuai perkembangan prosedur.

Sedangkan kelemahan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah sebagai berikut:

Biaya pengadaan system relatif mahal. Meskipun pengadaan system ini dapat dijadikan investasi dalam organisasi.
Kemungkinan adanya manipulasi atau perubahan informasi
Ketergantungan terhadap software dan hardware yang selalu berkembang.
Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.
Kesulitan dalam berbagi file apabila format berbeda atau karena masalah ketersediaan jaringan.
Kemungkinan adanya kerusakan file tanpa adanya indikasi, seperti server yang terserang virus komputer atau kesalahan personal yang tidak sengaja menghapus file secara permanen.

Kemudahan Manajemen Arsip Elektronik

Kelebihan yang jelas tampa kdari adanya arsip elektronik adalah kemudahan yang ditawarkan dalam pengelolaan arsip. Kemudahan-kemudahan yang dapat dirasakan apabila menggunakan arsip elektronik menurut Sugiarto adalah sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan

Di dalam komputer terdapat program-program yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Konsep ini biasa dikenal dengan istilah Human Computer Interactive. Sebagai contoh, apabila kita ingin mencetak dokumen maka hanya cukup menekan ikon print (pastikan komputer sudah terhubung ke printer), untuk menyimpan dokumen cukup menekan ikon Save atau Save As, dan lain sebagainya.

Artikel terkait: Pengertian dan 3 Jenis Dokumen

2. Tampilan menarik

Komputer mampu memberikan tampillan yang menarik ditambah dengan pengguna dapat melaukan kostumisasi sehingga pengguna dapat mengatur tampilan desktop sesuai keinginan.

3. Fasilitas pencarian dokumen

Komputer mampu mencari dokumen dengan waktu yang cukup singkat. Pengguna cukup mengetikkan keyword (Kata kunci) pada tab pencarian dan tidak membutuhkan waktu lama bagi komputer untuk menemukan file dengan keyword tersebut. Berbeda dengan arsip konvensional yang mengharuskan kita untuk mencari file satu persatu.

4. Pencatatan lokasi fisik dokumen

Pengguna diberikan kemudahan untuk menemukanlokasi penempatan dokumen hard copy yang diinginkan. Pengguna dapat mengetahui lokasi gedung, bangunan, ruang, kabinet tempat arsip disimpan.

5. Fasilitas gambar dan suara

Penggunaan alat scanner memungkinkan pengguna mentransfer file fisik ke dalam komputer dalam bentuk visual, ditambah dengan fitur perbaikan kualitas gambar, seperti mempertajam, mencerahkan, dan lain sebagainya.

6. Keamanan data

Di dalam komputer memungkinkan adanya jaminan keamanan dengan menggunakan ID pengguna dan password, sehingga hanya orang berkepentingan atau yang mengetahui ID dan password yang dapat mengakses arsip. Penyimpanan ganda arsip dengan menggunakan CD atau DVD juga dapat menambah keamanan arsip dan sebagai backup apabila file arsip di komputer terserang virus atau terhapus.

7. Retensi otomatis

Penyimpanan arsip dengan komputer memungkinkan adanya pemeriksaan otomatis retensi dokumen. Jika ada dokumen yang kadaluarsa akan diberi peringatan untuk selanjutnya ditindaklanjuti pengguna, apakah file tersebut dimusnahkan atau didokumentasikan dalam dokumen pasif. Dokumen pasif maksudnya doumen tersebut dinonaktifkan dan di bakup dalam penyimpanan eksternal, dan dapat diaktifkan kembaii jika diperlukan.

8. Laporan kondisi arsip

Arsip elektronik memberikan kemudahan untuk enyusun laporan kearsipan yang dibutuhkan oeh manajemen. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai format dan isis yang ditetapkan pengguna, seperti laporan arsip berdasarkan pengirim, berdasarkan klasifikasi, dan lain sebagainya.

9. Bisa dihubungkan dengan jaringan komputer

Pengguna dapat menghubungkan system arsip dengan system jaringan baik yan glokal maupun Wide Area Network. Dengan menghubungkan system ke dalam jaringan, memungkinkan pengguna memeakai system secara multiuser.

10. Memungkinkan fasilitas OCR

Fasilitas OCR adalah fasilitas yang dapat memudahkan pengguna memproses suatu dokumen tanpa harus mengetik ulang dokumen tersebut. komputer dapat mengirim dokumen tersebut ke tujuan tertentu sesuai keinginan dengan cepat dan mudah dengan menggunakan layanan email atau faximile.

Media Penyimpanan Arsip Elektronik

Dalam pemilihan media penyimpanan, harus dikenali tipe media yang tepat dan memastikan untuk memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penyimpanan. Beberapa media yang dapat digunakan untuk penyimpanan data dan informasi adalah sebagai berikut:

Pita magnetic, media penyimpanan yang terbuat dari bahan magnetic dengan lapisan plastic tipis. Pita magnetic dibedakan menjadi dua, yaitu reel tape dan catridge tape. Reel tape adalah pita magnetic yang digulung dalam wadah lingkaran sedangkan catridge tape berbentuk kaset video audio.
Piringan magnetic, media penyimpanan berupa disk. Terdapat dua jenis piringan magnetic yaitu hard disk yang merupakan disk permanen dan floppy disk yang merupakan disk fleksibel.
Piringan optic, piringan yang mampu menampung data 100 bahkan 1000 kali lipat lebih banyak daripada disket. Contoh piringan optic adalah CD, DVD, Blue Ray.
USB Flash Disk, alat penyimpan data yang cara penggunaannya dengan menghubungkan Flash Disk ke port USB pada komputer atau laptop.
Kartu memori, jenis penyimpanan seperti plastic kecil yang biasa digunakan pada kamera digital, ponsel, handycam. Terdapat beberapa jenis memory card, atara lain MMC, smart card, SD Card, mini secure digital, memory stick, dan memory stick duo.

Artikel terkait: 26 Macam Surat Dinas dan Cirinya

Perangkat yang Digunakan

Dalam menggunakan arsip elektronik, kita memerlukan alat yang disebut dengan hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Dua hal tersebut penting dalam implementasi sistemkearsipan elektronik, sehingga harus ditentukan dan dianalisa hardware dan software apa yang akan digunakan dalam system kearsiapn tersebut.

1. Pemilihan hardware

Beberapa kategori yang perlu diperhatikan dalam pemilihan hardware adalah sebagai berikut:

Kemampuan hardware, menyangkut kemudahan melakukan input, kecepatan proses, kapasitas penyimpanan, kualitas keluaran.
Keandalan hardware, berhubungan dengan tingkat atau frekuensi kegagalan proses secara teknik.
Biaya, harus memperhitungkan harga beli, biaya pemasangan dan pemeliharaan, dan bbiaya operasi (upah dan kegunaan).
Fleksibilas dan kompatibilitas, perangkat yang dipilih harus kompatibel apabila dihubungkan dengan perangkat yang lain agar tidak membatasi gerak arsip dan mempersulit kegiatan kearsipan.

2. Analisis pemilihan software

Tujuan dilakuannya analisis terhadap software yang akan digunakan dalam system arsip elektronik adalah agar dapat emmilih sesuai dengan system dan mudah dalam mengoperasikannya. Untuk mendapatkan perangkat lunak, kita data memilih satu dari beberapa item berikut:

Membeli perangkat lunak yang sudah ditulis atau dibuat perusahaan software. Cara ini memang praktis tetapi memakan biaya yang cukup banyak karena harga softwarenya yang masih mahal.
Menyewa program aplikasi dengan internet. Jasa penyimpanan data atau dokumen secara online dapat dimanfaatkan untuk arsip elektronik, selain tidak memakan biaya yang banyak penggunaan ini dapat mempermudah akses penyimpanan dan pengambilan dokumen serta tidak perlu khawatir akan virus yang kemungkinan menyerang komputer.
Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. keuntungan dari system ini jelas memberikan kemudahan bagi kantor karena programnya telah disesuaikan dengan kebutuhan sedangkan kelemahannya adalah program ini harus dikerjakan oleh ahli arsip dan ahli pemrograman komputer.

3. Pengendalian Keamanan

Pengendalian keamanan system fisik bertujuan agar menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen. Pengendalian ini dapat dilakukan dengan menetapkan kondisi sebagai berikut:

Memberikan batasan akses ke system (hanya orang berwenang yang boleh mengakses system)
Pengaturan suhu ruang komputer agar terhindar dari panas berlebih, kelembaban, kebakaran, dan bahaya lain yang mungkin terjadi.
Perlu adanya backup terhadap file penting untuk antisipasi adanya kerusakan pada file yang asli.
Perlu adanya perlindungan asuransi untuk komponen system jika memungkinkan. Dengan adanya perlindungan ini, kontinuitas operasi system masih dapat berjalan meskipun setelah terjadi bencana tertentu. Hal ini karena asuransi telah menjamin atau mengganti komponen perangkat yang rusak.

Referensi:

Sugiarto, Agus & Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media.

*Penulis: Dita Kartika Sari

Materi lain: