Pengertian, Jenis, Syarat, Tipe Pemimpin dan Peserta Rapat

Di dalam kehidupan sehari -hari, kita seringkali perlu untuk bertukar pikiran. Bertukar pikiran yang dilakukan dalam bentuk kelompok juga sering disebut sebagai komunikasi kelompok (group communication). Komunikasi kelompok ini pun dapat dilakukan secara formal atau resmi dan bisa juga secara informal atau tidak resmi.

Komunikasi kelompok yang dilakukan secara tidak resmi misalnya adalah melalui diskusi. Sedangkan komunikasi kelompok yang dilakukan secara resmi bisa dilakukan dalam bentuk rapat. Kali ini, yang akan kita bahas lebih lanjut adalah mengenai komunikasi kelompok resmi atau rapat.

Pengertian rapat

Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan bersama.

Jenis dan syarat rapat

Rapat yang dilakukan sebagai bentuk komunikasi kelompok ini dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yakni rapat penjelasan, rapat pemecahan masalah dan rapat perundingan. Berikut keterangannya :

1. Rapat Penjelasan (teaching conference)

Rapat penjelasan adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Contohnya, menjelaskan kegiatan launching produk baru perusahaan. Di dalam rapat jenis ini, yang dominan adalah pimpinan rapat.

2. Rapat Pemecahan Masalah (problem solving conference)

Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah atau untuk mencari kebenaran. Di dalam rapat ini, para peserta rapat diharapkan untuk dapat mengutarakan pendapatnya.

3. Rapat Perundingan (negotiation conference)

Rapat perundingan adalah jenis rapat yang diadakan karena terdapat dua atau lebih orang atau organisasi yang memiliki kepentingan bersama, sehingga apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan atau memang telah terdapat perselisihan sehingga perlu diadakan penyelesaian secara damai.

Syarat Syarat Rapat

Dalam melaksanakan rapat, tentunya acara tersebut diharapkan bisa berlangsung dengan baik. Agar rapat bisa menghasilkan kesimpulan yang baik, maka perlu dipahami syarat syarat rapta atau kriteria rapat yang baik dalam pelaksanaannya. Rapat dapat dikatakan baik, apabila :

  1. Suasana terbuka. Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun datangnya atau setiap peserta rapat memperhatikan pembicaraan peserta lainnya.
  2. Tiap peserta rapat berpartisipasi penuh. Artinya, setiap peserta rapat dapat aktif terlibat dalam jalannya rapat. Yakni harus menjadi pendengar yang baik sekaligus pembicara yang baik bila diperlukan.
  3. Selalu ada bimbingan dan pengawasan. Rapat yang baik harus terarah, karena bimbingan dan pengawasan dari ketua.
  4. Perdebatan didasarkan argumentasi kontra argumentasi, bukan emosi kontra emosi. Di dalam rapat, yang dicari adalah kebenaran, bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat. Jadi, rapat yang baik adalah bila mengadu argumentasi, dan bukan emosi.
  5. Pertanyaan -pertanyaan yang singkat dan jelas. Artinya, pertanyaan yang disampaikan dalam rapat menuju sasaran dan tidak bertele -tele.
  6. Menghindari adanya klik yang memonopoli. Rapat yang baik adalah yang demokratis. Artinya, di dalam rapat tidak ada tindas menindas atau keinginan untuk menguasai sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama, yakni dalam hal berbicara, hak mengambil bagian dan lainnya.
  7. Selalu ada kesimpulan. Rapat yang baik harus selesai dengan menghasilkan kesimpulan atau keputusan bersama. Rapat yang tidak baik, adalah bila rapat dilakukan dengan bertele -tele dan tanpa ada keputusan.

Artikel terkait: Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

Tipe Pimpinan Rapat

Seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya mengetahui tipe pimpinan rapat yang baik pula. Dengan demikian, ia dapat menjalankan rapat dengan baik dan menghasilkan kesimpulan atau keputusan yang baik pula. Pada dasarnya, ada tiga macam tipe pimpinan rapat. Tipe pimpinan rapat tersebut, yakni :

1. tipe otoriter

Dalam komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe otoriter, komunikasi yang terjalin adalah komunikasi satu arah (one way traffic). Ini karena tipe pimpinan dalam memimpin rapat cenderung mau menang sendiri, dan lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan.

2. tipe laissezfair

Komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini mengarah pada lalu lintas yang kurang lancar. Sebab, pimpinan rapat tidak mengendalikan jalannya rapat. Rapat yang dilakukan dibiarkan begitu saja sehingga berlarut -larut. Masing -masing peserta memiliki pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan kesimpulan atau keputusan sesuai yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.

3. tipe demokratis

Dalam rapat yang dipimpin oleh tipe ini, pimpinan banyak memberikan kesempatan pada para anggota rapat untuk memberikan ulasam pendapat dan saran -saran. Karenanya, lalu lintas komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way traffic).

Dari ketiga macam tipe pimpinan rapat yang ada di atas, ada dua tipe yang bisa digunakan, yakni tipe otoriter dan tipe demokratis. Tipe otoriter perlu digunakan ketika rapat yang diadakan mulai kacau. Tapi, ketika suasana jalannya rapat sudah lancar dan tertib, maka hendaknya pimpinan rapat bersikap demokratis.

Artinya, seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya memiliki kombinasi sikap antara otoriter dan demokratis. Ia harus tahu persis kapan harus bersikap otoriter dan kapan harus bersikap demokratis. Dengan demikian, ia bisa tampak berwibawa dalam menjalankan rapat, tapi tidak mengurangi kesopanan dari anggota rapat.

Tipe Peserta Rapat

Selain ada tipe pimpinan rapat tersendiri, peserta rapat pun juga punya karakternya sendiri. Karenanya, penting pula untuk memahami tipe -tipe peserta rapat yang ada. Tipe -tipe peserta rapat, sebagai berikut :

a. tipe pemersatu

Ia adalah peserta rapat yang senang mengusahakan pesartuan, ketika terjadi bentrokan -bentrokan yang mengarah pada perpecahan. Rapat akan berlangsung lebih baik dan beruntung bila di dalamnya terdapat peserta tipe ini. Orang tipe pemersatu ini biasanya dituakan dan memiliki pengalaman yang baik.

b. tipe perantara

Tipe perantara ini hampir sama dengan tipe pemersatu. Hanya saja, titik berat kegiatannya adalah pada usaha-usaha untuk memperjelas pendapat -pendapat peserta lain yang kurang jelas. Tipe ini sangat cakap dalam menangkap arti yang diuraikan para peserta.

c. tipe pendengar

Tipe peserta rapat ini bisa dikatakan kurang bermanfaat dalam rapat. Sebab, ia tidak mempunyai sumbangan pikiran dan pendapat. Tipe peserta rapat ini cenderung kurang aktif. Ia hanya senang menjadi pendengar saja.

d. tipe pemberi semangat

Ketika rapat berjalan sudah sangat lama, namun belum juga ada hasilnya, maka biasanya ada kecenderungan rapat menjadi menjemukan dan loyo. Dalam suasana rapat yang seperti ini, maka tipe pemberi semangan akan tampil untuk memberikan dorongan dalam menyelesaikan tugas yang sedang dirapatkan.

e. tipe inisiatif

Tipe inisiatif ini akan muncul ketika terjadi rapat macet lantaran arahan yang kurang dipahami atau masalah yang kurang dimengerti. Dalam hal ini, tipe inisiatif akan tampil menjadi pemrakarsa di mana pembahasan harus dimulai.

f. tipe pemberi informasi

Tipe pemberi informasi ini sering disebut golongan “ensiklopedi” atau “kamus” karena mereka kaya akan pengetahuan atau informasi -informasi sehingga dapat menyumbangkan data yang sangat bermanfaat untuk memecahkan persoalan yang ada dalam rapat.

g. tipe penyerang

Tipe penyerang akan merasa sangat senang ketika harus menyerang atau mendebat peserta rapat lain, atau bahkan pemimpin rapat. Dalam rapat, serang menyerang teman diperkenankan. Tapi, hanya bila diperlukan saja dan juga harus tanpa emosi. Jangan sampai tetap menyerang argumentasi pihak lain, tanpa memandang apakah uraian yang diberikan betul atau salah.

Tipe -tipe peserta rapat yang ideal dan perlu dikembangkan, adalah tipe pemersatu, tipe perantara, tipe pemberi semangat, tipe inisiatif dan tipe pemberi informasi. Sedangkan tipe penyerang dan pendengar sebaiknya tidak dikembangkan. Yang terpenting, rapat dapat berjalan dengan lancar, menghasilkan keputusan yang baik, serta para peserta aktif dalam mengikuti jalannya rapat.

Materi lain: