Kantor (Pengertian, tujuan, fungsi dan kegiatan)
Pengertian Kantor
Terdapat beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor antara lain Menurut Kamus Besar Indonesia (KBBI), Kantor merupakan sebuah balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan); tempat bekerja.
Pengertian kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tiga unsur antara lain tempat, personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan suatu organisasi.
Tempat adalah sebuah ruangan, komplek, gedung, serta perabot-perabot dan perlengkapannya, contohnya seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya.
Jadi dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau suatu tempat untuk sekelompok orang yang melakukan kegiatan tata usaha.
Tujuan Kantor
Dibentuknya sebuah kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman suatu informasi secara baik dan terkendali.
Fungsi Kantor
Kantor memiliki beberapa macam fungsi antara lain seperti, menerima informasi, merekam sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu informasi, serta melindungi aset atau harta. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini.
#1 Menerima Informasi
Kantor berfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain seperti surat, panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan mengenai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa mendapatkan informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan.
#2 Merekam Informasi
Hal ini berfungsi agar seluruh informasi yang didapat dapat segera disiapkan apabila seseorang memerlukannya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti, akan tetapi rekaman juga digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
#3 Mengatur Informasi
Dengan adanya kantor semua informasi yang tersimpan dapat teratur secara sistematis, hal ini bertujuan agar informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Contohnya, laporan dari suatu kegiatan bisnis perusahaan
menyediakan informasi secara jelas dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data tersebut yang telah diatur dengan sistematis di kantor.
#4 Memberi Informasi
Fungsi dari suatu kantor memberikan suatu informasi kepada pihak yang memerlukan. Apabila pihak manajemen meminta sebuah informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan yang berdasarkan data yang telah diterima,
dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagai informasi yang akan disajikan dapat bersifat rutin dan sebagiannya yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
#5 Melindungi Aset atau harta
Kantor dapat berfungsi melindungi aset atau harta yang dimiliki oleh kantor tersebut. Segala bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau harta yang sangat berharga. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada penerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.
Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta yaitu, informasi dan data, baik tempat penyimpanannya, isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak jauh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Kegiatan kantor
Suatu kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.
Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini
A# Perencanaan kantor (Office planning)
Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan suatu kantor.
Perencanaan tersebut meliputi :
- Perencanaan gedung
- Tata ruang kantor
- Penerangan atau pencahayaan
- Ventilasi
- Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Anggaran (budgeting) perkantoran
- Standar kualitas kerja
- Sistem informasi dan telekomunikasi
B# Pengorganisasian kantor
Pengorganisasian kantor merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lalin :
- Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfungsi agar lebih efisien dalam organisasi atau instansi perusahaan.
- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan atasan atau pun bawahan.
- Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
C# Pengarahan kantor (Office actuating)
Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
- Memberikan bantuan kepada karyawan yang telah menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.
- Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
- Perancangan cara komunikasi karyawan, agar komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai tujuan dan lancar.
- Menggunakan tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada karyawan.
D# Pengawasan kantor (Office Controlling)
Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target.
Objek pengawasan kantor, antara lain :
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas suatu pekerjaan kantor
- Waktu
- Biaya yang dikeluarkan kantor
Sarana dan Fasilitas kerja Kantor
Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya.
Apabila pengertian ini dikembangkan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya.”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.
a) Lokasi kantor
Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor
- Faktor keamanan
- Faktor lingkungan
- Faktor harga
b) Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung
- Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
- Gedung yang memiliki fasilitas yang memadahi
- Harga gedung yang kompetitif
c) Peralatan
Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain
- Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya. Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya.
- Perbekalan kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya.
d) Interior
Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.
e) Mesin - mesin kantor
Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.
Demikianlah penjelasan mengenai kantor yang meliputi pengertian kantor, tujuan kantor, fungsi kantor, dan kegiatan kantor. Semoga dapat bermanfaat
Referensi :
Modul memahami prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran, SMK dan MAK
*Penulis: Femi Ardiani
Materi lain:
){kind=link}