Pengertian dan 3 Jenis Dokumen

Dalam kegiatan administrasi perkantoran, kita akan sangat akrab dengan berbagai dokumen dan kegiatan dokumentasinya. Dokumen menjadi hal yang penting dan memang sangat sering digunakan di kantor. Sebab, dari dokumen inilah, berbagai kegiatan administrasi perkantoran bisa berjalan dengan lancar.

Lantas, apa pengertian dokumen dalam hal ini? Dan apa pula jenis jenis dokumen yang ada dan perlu dikenali dalam kegiatan kantor ini? Berikut akan ada penjelasan mengenai hal – hal terkait dokumen.

Pengertian Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa “document”. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak. Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen – dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah, sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan dokumen  tersebut jika sewaktu -waktu diperlukan.

Dokumen juga dapat diartikan sebagai surat – surat atau benda – benda berharga, yang di dalamnya termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Agar lebih jelas, berikut ini terdapat beberapa pengertian dokumen yang bisa dijadikan rujukan.

a. Pengertian Dokumen menurut Kamus Kepegawaian

Dokumen menurut Kamus Kepegawaian, diartikan sebagai, semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan segala benda yang mempunyai keterangan – keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

b. Pengertian dokumen menurut kamus bahasa Inggris Webster

Kamus bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai suatu hal yang dapat membuktikan dengan keterangan atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dan dokumen melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

c. Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedi umum

Menurut ensiklopedi umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.

d. Pengertian dokumen menurut Ensiklopedi administrasi

Pengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan.

Simak juga: Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Jenis – jenis Dokumen

Dokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya. Berikut keterangannya.

a. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni :

  • Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
  • Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.
  • Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
  • Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerjasama antar Negara.

b. Jenis dokumen dari segi fungsi

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis.

  • Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
  • Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.

c. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat.

  • Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni : buku, majalah dan film.
  • Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
  • Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

Referensi :

  1. Endang, Sri. 2009. Modul Melakukan Prosedur Administrasi Untuk SMK dan MAK. Jakarta : Erlangga.
  2. Astini, Titin. 2010. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung : Armico.

Materi lain:

Tinggalkan Balasan 3

Your email address will not be published. Required fields are marked *


Uyu,-

Uyu,-

Terimakasih. Sangat membantu

TANWIRUL

TANWIRUL

ARIGATO GOZAIMAS

Nadia

Nadia

Dokumen penting??