5 Etika Menerima Tamu di Kantor

Sudah hal yang lazim jika suatu kantor dikunjungi oleh tamu. Jika Anda adalah salah satu orang yang bekerja di kantor tersebut, yang kebetulan sedang dikunjungi oleh seorang atau beberapa orang tamu, maka wajib bagi Anda untuk menerima tamu tersebut dengan baik.

Ya, ketika Anda menerima tamu di kantor, maka terdapat aturan atau etika tersendiri yang harus diperhatikan. Sebagai pegawai kantor, Anda harus mengetahui mengenai etika – etika menerima tamu di kantor.

Tujuan dari penerapan etika penerimaan tamu ini adalah agar dapat menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut, sekaligus agar tamu merasa nyaman dan memiliki kesan baik ketika melakukan kerja sama dengan kantor Anda.

Hal ini tentu juga berlaku bila mana Anda sedang bertamu ke kantor pihak lain. Anda pastinya ingin agar bisa mendapatkan perlakukan yang baik dari si tuan rumah bukan? Maka hal yang sama pula, bila ada rekan kerja bertamu ke kantor Anda, maka Anda pun perlu untuk memperhatikan hal -hal berkenaan dengan etika tersebut.

Jadi, agar tamu dapat terkesan dengan sambutan yang Anda berikan, maka beberapa etika menerima tamu di kantor yang perlu Anda perhatikan dan terapkan, meliputi :

1. Sambut Tamu dengan Tulus

Pemberian sambutan yang tulus terhadap tamu adalah etika yang cukup utama. Tamu Anda akan bisa merasakan jika sambutan yang Anda berikan tidak tulus. Untuk itu, perhatikan beberapa hal berikut agar sambutan Anda terasa lebih tulus :

  • Sambut tamu dengan ramah, sopan dan penuh semangat serta secara tulus. Penting bagi Anda untuk membuang semua kepura -puraan, karena tamu umumnya bisa mengetahui jika Anda hanya berpura -pura tulus. Jadi, beri sambutan ramah dengan benar -benar tulus.
  • Apabila Anda berada di ruangan tertutup, maka segeralah beranjak untuk membukakan pintu bagi tamu Anda. Lakukan atau beri sambutan dengan sesegera mungkin untuk menandakan bahwa Anda menghormati atau menghargai tamu yang datang untuk berkunjung.
  • Menerima tamu pada kondisi duduk memang tidak salah. Tapi etika yang lebih sopan adalah lebih baik bila Anda menerima tamu sambil berdiri, memberikan salam dan berjabat tangan di awal perjumpaan.

2. Cara Duduk Tepat untuk Tamu

Anda wajib memberikan tempat duduk yang nyaman bagi para tamu Anda. Apabila di kantor terdapat ruangan khusus untuk menerima tamu, maka segera persilahkanlah tamu anda untuk menuju ruang tamu tersebut dan mempersilahkan tamu duduk.

Jika sudah berada di kursi atau sofa panjang, maka persilahkan tamu untuk duduk di sebelah kanan. Setelah tamu duduk, baru Anda dapat menanyakan identitas dan maksud tujuan kedatangan tamu tersebut.

3. Perhatikan adanya Janji Temu

Perhatikan apakah sudah ada janji temu yang dibuat oleh tamu tersebut. Apabila sudah ada janji temu yang dibuat dan Anda sudah mengetahui identeitas tamu, maka Anda tak perlu lagi menanyakan identitas tamu.

Jika demikian, akan lebih baik bila Anda menunjukkan bahwa Anda telah menunggu kehadiran tamu tersebut dan langsung mempersilahkannya masuk menuju ruangan yang dituju.

Apabila posisi Anda adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya Anda menghubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk dan tanyakan apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

Apabila tamu diharuskan untuk menunggu sebentar dan Anda mempunyai beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan sementara tamu menunggu, maka sampaikan pada tamu dengan ungkapan yang baik dan sopan.

4. Beri Pelakukan yang Baik

Selalu perlakukan tamu dengan baik. Bahkan, apabila tamu tersebut salah alamat atau datang hanya untuk mengajukan suatu keluhan maupun keberatan terhadap perusahaan Anda.

Selain itu, jika tamu diharuskan untuk menunggu, maka bila kondisi memungkinkan, berikan tamu suguhan, bisa berupa kopi, makanan ringan, maupun majalah.

5. Cara Mengantar Tamu

Etika menerima tamu di kantor yang tidak kalah penting adalah tentang cara Anda untuk mengantar tamu, ketika ia hendak pulang. Beri kesan yang baik pada tamu dengan selalu ucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena ia telah berkunjung ke kantor Anda. Apabila memungkinkan, antarkan tamu tersebut hingga ke pintu keluar.

Referensi :

Widiyanti, Ika. 2002. Administrasi Perkantoran : Bidang Keahlian Bisnis dan Menejemen. Surabaya : Yudhistira.

Materi lain: