Beranda / Administrasi Perkantoran / Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia ( KBI ) Pelatihan adalah proses, cara dan perbuatan melatih. Berikut adalah beberpa pengertian lain mengenai pelatihan yakni sebagai berikut :

  1. Pelatihan merupakan suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan serta keterampilan personil dan karyawan kantor untuk melaksanakan tugas tertentu.
  2. Pelatihan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau instansi pemerintah atau swasta yang memiliki tujuan untuk meningkatkan pengetahuan keahlian, keterampilan dan mental personil atau karyawan kantor dalam melaksanakan tugas.
  3. Berdasarkan instruksi Presiden No. 15 tahun 1974, Pelatihan adalah bagian dari pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk mendapatkan dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.

Dari beberapa pengertian diatas mengenai pelatihan bisa disimpulkan yaitu bahwa pelatihan merupakan kegiatan dalam rangka meningkatkan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan tugasnya.

Menurut pendapat Wexley dan Yulk dalam buku Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia, Pengembangan merupakan peningkatan kemampuan dalam mengambil keputusan dan memperluas hubungan manusia (Human Relation) untuk karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial). Maka dengan itu pelatihan dan pengembangan bisa sangat erat kaitannya dengan berbagai usaha yang terencana untuk bisa mencapai penguasaan kemampuan, pengetahuan, dan sikap karyawan.

Syarat Personil Kantor

Secara umum persyaratan personil kantor meliputi dibawah ini :

1. Persyaratan Pengetahuan

Karyawan kantor harus bisa melakukan klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu, di mana berbagai syarat pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang endasari suatu profesi tertentu.

2. Persyaratan Keterampilan

Seorang karyawan kantor dibagian mana pun dia ditempatkan harus sudah bisa melaksanakan semua pekerjaan yang diberikan kepada karyawan tersebut dengan baik dan benar.

3. Persyaratan Kepribadian

Kepribadian merupakan keseluruhan watak dan sifat seseorang. Kepribadian yang dimiliki oleh seseorang sangat berbeda dengan yang lainnya tergantung watak dan sifat orang tersebut karena setiap orang memiliki ciri khas sendiri.

Manfaat Pelatihan

Agar bisa meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan keterampilan para personil atau karyawan kantor baik yang lama ataupun yang baru, adanya program pelatihan akan sangat dibutuhkan dan bermanfaat untuk karyawan. Berikut merupakan beberapa manfaat dengan adanya pelatihan antara lain:

  1. Pelatihan bisa meningkatkan kinerja para personil atau karyawan kantor.
  2. Dengan adanya pelatihan, karyawan bisa berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik.
  3. Pelatihan bisa menjadi sarana untuk memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga bisa menyesuaikan dengan perkembangan organisasi dan aktivitas kerja.
  4. Dengan pelatihan, karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri.
  5. Pelatihan diharapkan bisa memberikan peningkatan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Artikel terkait: 5 Etika Menerima Tamu di Kantor

Jenis dan Tujuan Pelatihan

Tujuan diadakannya pelatihan untuk para karyawan berhubungan erat degan jenis-jenis pelatihan yang ada, yakni sebagai berikut :

1. Refresing Training

Refresing Traning merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan mengenai pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

2. Office Method Training

Office Method Traning merupakan bentuk pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan mengenai bagaimana cara melakukan pekerjaan yang bersifat rutin, khususnya bidang kesekretariatan.

3. Administrative Training

Administrative Training merupakan pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan mengenai bagaimana mempraktikan beberapa teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

4. Supervisory Training

Supervisory Training merupakan pelatihan yang bertujuan membantu instansi untuk membimbing para personil, di mana para personil pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan. Peserta juga memperoleh pengawasan dan penilaian.

Disamping mempunyai tujuan yang berbeda seperti tersebut di atas, pelatihan juga pada hakikatnya memiliki kesamaan tujuan, antara lain sebagai berikut :

  1. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan personil kantor.
  2. Mengembangkan keahlian personil agar bisa bekerja secara efisien dan efektif.
  3. Mengubah dan membentuk sikap personil.
  4. Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja personil.
  5. Memudahkan pengawasan terhadap personil.

Berbagai Prinsip Pelatihan

Untuk mencapai target dan tujuan yang ditetapkan pelatihan, pelaksanaan harus didasarkan pada beberapa prinsip sebagai berikut :

1. Prinsip perbedaan individu

Dalam pelaksanaan pelatihan, harus diperhatikan beberapa perbedaan individu para peserta pelatihan. Contohnya, perbedaan kemampuan, perbedaan tingkat pendidikan, perbedaan minat, dan perbedaan pengalaman.

2. Prinsip pengembangan karyawan

Dalam pengembangan karyawan, untuk hal keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan harus dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan.

Artikel terkait: Contoh CV / Daftar Riwayat Hidup Lengkap

Komponen Pelatihan dan Pengembangan

Komponen pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut :

  1. Sasaran dan tujuan pelatihan serta pengembangan harus terukur dan jelas.
  2. Materi pelatihan serta pengembangan harus sesuai dengan sasaram dan tujuan yang telah ditetapkan.
  3. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
  4. Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan kemampuan peserta pelatihan.
  5. Para pelatih ( trainers ) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

Berbagai Prinsip Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan

Mc. Gehee ( 1979 ), telah merumuskan beberapa prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan antara lain sebagai berikut :

  1. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.
  2. Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta pelatihan.
  3. Menggunakan konsep shaping ( pembentukan ) perilaku.
  4. Berbagai tahap tersebut harus sesuai dengan tujuan yanga akan dicapai.
  5. Pelatih ( Trainers ) harus bsa memberikan motivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran.

Berbagai Tahap Penyusunan Pelatihan dan Pengembangan

Beberapa tahap penyusunan pelatihan dan pengembangan antaralain sebagai berikut :

  1. Menetapkan sasaran dan tujuan dari pelatihan dan pengembangan.
  2. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
  3. Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan yang jelas.
  4. Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukur yang digunakan.
  5. Melakukan percobaan (try out ) dan melakukan revisi.
  6. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan yang ada.

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Terdapat tujuan dari adanya pelatihan dan pengembangan antara lan sebagai berikut :

  1. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja para personil.
  2. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia ( SDM ).
  3. Meningkatkan sikap, moral dan semangat kerja para personil.
  4. Meningkatkan rangsangan supaya para personil bisa berprestasi maksimal.
  5. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi.
  6. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja para personil.
  7. Meningkatkan perkembangan para personil karyawan.
  8. Menghindarkan keusangan.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam melakukan pelatihan dan pengembangan antara lain sebagai berikut :

  1. Perbedaan masing-masing karyawan.
  2. Hubungan dengan analisis jabatan.
  3. Motivasi.
  4. Partispasi aktif.
  5. Seleksi peserta pelatihan.
  6. Metode pelatihan dan pengembangan.

Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Berdasarkan Ernest J. Mc Cormick daam bukunya industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bahwa suatu instansi atau organisasi perlu melibatkan sumber daya ( karyawan ) pada aktivitas pelatihan, jika hal tersebut merupakan keputusan terbaik dari manajer.

Pelatihan diharapkan bisa memodifikasi perilaku karyawan dan bisa mendukung tujuan organisasi, seperti produksi, distribusi barang, dan pelayanan yang lebih efisien, menekan biaya operasi dan meningkatkan kualitas karyawan.

Referensi:

Rachmawati, Kusdyah. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit Andi.

*Penulis: Femi Ardiani

Materi lain: