Penjelasan dan Contoh Bagian - Bagian Surat Niaga Bahasa Inggris

Surat niaga Bahasa Inggris merupakan surat yang menghubungkan antar - institusi dan menyediakan informasi mengenai bisnis yang dituliskan dalam Bahasa Inggris. Berikut ini merupakan bagian -bagian dalam surat niaga Bahasa Inggris:

1. Letterhead (Kepala Surat)

Kepala surat dalam surat niaga bahasa inggris sama dengan kepala surat pada surat niaga bahasa indonesia. Kepala surat terdiri dari nama perusahaan pada alinea pertama, alamat perusahaan pada alinea kedua, dan kontak perusahaan terletak pada alinea selanjutnya.

2. Dateline (Tanggal Surat)

Terdapat dua jenis penulisan tanggal surat, yaitu American Style dan British Style. Penulisan tanggal surat American Style yaitu ditulis bulan terlebih dahulu baru tanggal, contoh: December 11st, 2016. Sedangkan untuk penulisan British Style tanggal dulu baru bulan, contoh: 11st December 2016.

3. Reference Line (Referensi)

Reference line adalah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani dan mengetik surat. Dalam korespondensi bisnis biasanya dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri. Contoh:

Ref. HH/AP/B9

HH : inisial penanda tangan, singkatan dari Harrison Heywood.

AP : inisial pengetik surat, singkatan dari Anne Palmer.

B9 : nomor filling intern atau reference.

Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:

- Your ref.: HW/SC/251 – reference surat yang dibalas.

- Our ref.: HH/AP/B5 – reference dari pembalas surat.

4. Inside Address (Alamat Penerima Surat)

Nama lengkap dan alamat perusahaan penerima surat. Ditulis umumnya 4-6 baris dibawah dateline. Contoh:

Ms. Nancy Simons

Production Supervisor

Bethany Bagel Company

25 Francis Avenue

Boston, Massachusetts 02222

5. Attention Note (Penerima Surat)

Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang diuju dalam suatu perusahaan, maka dapat menggunakan attention note, contoh:

Attention: Mr. James Redrick

Attention: Production Department

6. Salutation (Salam Pembuka)

Salutation merupakan salam pembuka dalam surat. Terdaat dua perbedaan penulisan salutation apabila penulis surat tidak mengetahui gender atau nama dari penerrima surat.

American : Dear Sirs; Gentlemen

British : Dear Sir; Sir

Apabila penulis surat sudah mengetahui nama penerima surat dapat langsung ditulis namanya, contoh: Dear Ms. Jane; Dear Mr. Smith.

7. Subject Line (Konten Surat)

Subject Line ditulis dibawah salutation dengan rata tengah. Tujuan penulisan subject line yaitu untuk memberi kemudahan kepada pembaca mengenai isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan. Contoh Penulisan:

Subject: Proposed Distribution Arrangement

SUBJECT: PROPOSED DISTRIBUTION ARRANGEMENT

8. Body of Letter (Badan Surat)

Badan surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Paragraf pertama umumnya berisi perkenalan atau menghubungkan korespondensi sebelumnya kepada penerima surat. Paragraf selanjutnya/isi surat berisi mengenai inti yang akan dibicarakan sesuai dengan subyek surat. Paragraf penutup berisi mengenai rangkuman dari topik yang dibicarakan atau harapan mengenai langkah berikutnya.

Simak juga: Cara Membuat Isi Surat Niaga Bahasa Inggris

Pembuka Surat

Pembuka surat diawali dengan ucapan terima kasih (jika berupa balasan surat), dalam penulisan pembuka surat ini lebih mengarah pada kalimat yang tidak terlalu formal tetapi sopan

Ekpresi terima kasih:

Thank you for your letter of
We acknowledge with thanks your letter of
I have studied with interest the literature you sent me with your letter of

Ekspresi senang atau penyesalan:

I was glad to receive your letter of
We welcome your enquiry of
We were both surprise and pleased to receive your letter of
I wish to say at once how pleased we were to receive your letter of
We very much regret to learn from your letter of
We were sorry to learn from your letter of
I am sorry not to have been able to reply sooner to your letter of

Ekspresi memperlihatkan tindakan yang sudah dilakukan:

On receiving your letter of 10th March I telephoned our head office
I have made enquiries about the cost of the repairs you mention in your letter of
I immediately passed to the manufactures the complaint you made in your letter of

Ekspresi meminta atau menjawab pertanyaan:

Before I can deal with your letter of ....... I shall need to know
You are right in assuming that the price mentioned in your letter of ....... is subject to a discount of

Ekspresi meminta saran:

It is sometimes said that the highest compliment one can pay a person is to ask him for advice, and we are writing now to ask for yours on a problem that has worried us for some time.

Isi Surat

Susun ide yang logis dan konsisten berdasarkan kronologis atau kepentingannya.
Jika informasi yang akan disampaikan cukup banyak, perlu diberi penomoran agar lebih enak dibaca dan tidak membingungkan.

Penutup Surat

Ekspresi yang paling sering digunakan:

We are looking forward to hearing from you soon.
We thank you for your interest.

Ekspresi permintaan maaf karena tidak dapat memenuhi permohonan:

We are indeed sorry we cannot on this occasion supply the kind of material you need, but enclose a book of samples showing our full range of

Ekspresi pemberitahuan dapat memenuhi permohonan:

We thank you for your order and are arranging to send the

Ekspresi permohonan tentang sesuatu:

We have no wish to rush you into a decision, but as repeat orders are constantly coming in, we strongly urge you to place an order at least in the next 5 days.

Ekspresi menjawab keluhan:

We very much regret having given you any cause to complain, and assure you that we shall do all we can to put matters right.

9. Complimentary Close (Salam Penutup)

Penulisan salam penutup dalam bahasa inggris diawali dengan huruf kapital dan diakiri dengan tanda koma. Beberapa salam penutup dalam bahasa inggris, yaitu:

Yours sincerely,

Very sincerely yours,

Sincerely yours,

Sincerely,

Cordially,

Most sincerely,

Most cordially,

Cordially yours,

Sedangkan untuk surat informal dapat menggunakan salam penutup berupa:

As ever,

Best regards,

Best wishes,

Regards,

10. Signature (Tanda Tangan)

Tanda tangan dari pengirim atau penulis surat. Tanda tangan berada di bawah salam penutup, dilanjutkan dengan pemberian nama terang (& gelar jika ada), dan di bawah nama terang diberi jabatan penandatangan. Contoh:

Sincerely,

(ttd)

Carol Andeen

President

11. Enclosure (Lampiran)

Apabila terdapat lampiran di dalam surat perlu diberi keterangan lampiran pada surat tersebut. Berikut beberapa cara penulisn lampiran:

Apabila hanya terdapat 1 lampiran

Enclosure

Enc.

Encl.

enc.

encl.

Apabila lampiran lebih dari satu (plural), jumlah lampiran perlu dituliskan

Enclosures (2)

2 Enclosures

encs. (2)

2 encs.

Encs. (2)

2 Encs.

Dapat merinci data apa saja yang dilampirkan, apabila terdapat data yang harus dikembalikan, diberi keterangan “please return”

encs. (2) 1. Credit analysis worksheet (please return)

International financing brochure

Demikian penjelasan mengenai Bagian - Bagian Surat Niaga Bahasa Inggris. Semoga bermanfaat untuk kalian semua.

Referensi:

Seglin, J. & Coleman, E.. (2002). Handbook of Business Letter Third Edition. New York: American Management Assosiation
Utari, R. & Surya, P.. (2011). English Correspondence for Educational Management. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta

*Penulis: Dita Kartika Sari

Materi lain: