Pengertian, Jenis, Asas dan Manajemen Arsip

Salah satu kegiatan perkantoran adalah pengelolaan informasi yang salah satunya bersumber dari suatu dokumen atau arsip. Dengan kegiatan kantor yang selalu berhubungan dengan arsip, maka diperlukan adanya pengelolaan arsip - arsip yang ada di kantor tersebut.

Tujuan dari pengelolaan ini adalah agar arsip dapat mudah diakses oleh siapa saja yang berkepentingan. Sebelum memasuki pengelolaan arsip, Anda perlu memahami hal-hal mendasar dalam arsip terlebih dahulu.

Pengertian, Jenis, Asas dan Manajemen Arsip

Pengertian Arsip

Arsip menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan memiliki pengertian rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

The International Standart Organization (ISO on record management-ISO 15489) memberikan pengertian bahwa arsip atau dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.

The Liang Gie berpendapat bahwa adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Kamus Administrasi Perkantoran menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali ditemukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat berikut:

Harus mempunyai kegunaan/manfaat
Harus disimpan dengan teratur dan terencana
Dapat ditemukan dengan mudah dan cepat

Jenis - Jenis Arsip

Menurut subyek atau isi

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

Arsip kepegawaian, seperti data presensi pegawai, data riwayat pegawai, surat pengangkatan, dan lain sebagainya.
Arsip pemasaran, seperti surat penawaran, daftar pelanggan, surat pembelian, surat pesanan, data produk, dan lain sebagainya.
Arsip keuangan, seperti daftar gaji, surat bukti pembayaran, laporan keuangan, dan lain sebagainya.
Arsip Pendidikan, seperti RPP, rapor siswa, daftar hadir siswa, dan lain sebagainya.

Menurut nilai kegunaan

Penggolongan arsip berdasarkan nilai kegunaannya terbagai dalam berikut ini:

Arsip informasi, seperti undangan, pengumuman, memo, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Arsip administrasi, seperti surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas, ketentuan organisasi, dan lain sebagainya.
Arsip sejarah, seperti laporan tahunan, foto peristiwa, laporan kegiatan, dan lain sebagainya.
Arsip Pendidikan, seperti karya ilmiah, jurnal, program pembelajaran, kurikulum, dan lain sebagainya.
Arsip keuangan, seperti bukti pembayaran, kuitansi, laporan keuangan, dan lain sebagainya.
Arsip ilmiah, seperti hasil penelitian
Arsip hukum, seperti akte tanah, akte kelahiran, surat kuasa, akte perusahaan, dan lain sebagainya.

Menurut keaslian

Penggolongan arsip berdasarkan tingkat keasliannya terbagi menjadi:

Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung dari mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan cap legalisasi yang asli. Arsip asli merupakan dokumen utama.
Arsip tembusan, disebut sebagai dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya. Dokumen ini dibuat Bersama dokumen asli tetapi ditujukan kepada pihak-pihak lain selain penerima dokumen asli.
Arsip Salinan, yaitu dokumen yang dibuat tidak bersama dengan dokumen asli tetapi sama atau sesuai dengan dokumen asli.
Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi sebagian dari dokumen asli.

Menurut fungsi

Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi berikut ini:

Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari secara langsung.

Menurut tingkat pengelolaan

Penggolongan ini tidak hanya didasarkan pada tingkat pengelolaan tetapi juga yang bertanggung jawab dalam pengelolaannya. Penggolongannya adalah sebagai berikut:

Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat suatu organisasi. Contohnya adalah Arsip Nasional di Jakarta, pusat arsip suatu perusahaan.
Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit tertentu dalam organisasi. Contohnya adalah Arsip Nasional Jawa Tengah, arsip di unit pemasaran suatu perusahaan.

Menurut sifat kepentingan

Arsip berdasarkan tingkat kepentingan atau urgensinya dibedakan menjadi berikut ini:

Arsip vital, seperti arsip pendirian perusahaan, sertifikat tanah, ijazah, akte kelahiran, dan lain sebagainya.
Arsip penting, seperti laporan keuangan, daftar gaji, surat keputusan, dan lain sebagainya.
Arsip berguna, seperti surat cuti, daftar presensi pegawai, dan lain sebagainya.
Arsip tidak berguna, seperti memo, surat undangan, brosur, dan lain sebagainya.

Menurut wujud fisik

Penggolongan ini membedakan arsip berdasarkan bentuk fisik media yang digunakan untuk merekam informasi. Penggolongannya adalah sebagai berikut:

Surat
File digital
Rekaman
Disket
CD
Microfilm

Menurut kekuatan hukum

Dari sisi legalitas hukum, arsip dibedakan menjadi:

Arsip otentik, yaitu arsip yang memiliki tanda tangan asli (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan arsip tersebut.
Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang tidak memiliki tanda tangan asli dalam dokumennya (hanya berupa fotokopi atau jenis penggandaan lainnya).

Manajemen Kearsipan

Arsip bukanlah sesuatu yang asing bagi suatu kantor tetapi tidak semua kantor mampu mengelola arsip dengan benar. Tingkat kesulitan dalam pengelolaan arsip tiap organisasi pun berbeda-beda. Semakin besar suatu organisasi maka semakin kompleks pula pengelolaan arsipnya, dan sebaliknya.

Sebagai sumber informasi manajemen, semua dokumen atau arsip dalam suatu organisasi harus ditangani secara khusus agar terpelihara dan mudah ditemukan jika diperlukan. Pengelolaan arsip dalam suatu kantor biasa disebut sebagai tata kearsipan atau manajemen kearsipan.

Manajemen kearsipan diartikan sebagai seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaan, pemeliharaan, perlindungan, dan penyimpanan arsip. Manajemen kearsipan juga dapat diartikan sebagai pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Manajemen kearsipan dibatasi dalam ruang lisngkup aspek POAC (Planning, Orgaizing, Actuating, dan Controling)

Planning (Perencanaan) adalah kegiatan yang sangat penting karena tanpa adanya perencanaan maka kegiatan tidak akan berjalan baik. Kegiatan perencanaan dalam pengelolaan arsip meliputi rencana arsip yang akan dilakukan, alat media yang digunakan, cara pelayanan arsip, sampai bagaimana pemusnahaan dan pelestarian arsip.
Organizing (Pengorganisasian) merupakan tindak lanjut dari suatu perencanaan. Rencana yang sudah dibuat dikoordinasikan kepada anggota organisasi dan dibentuk suatu langkah konkrit untuk pelaksanaannya. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip, yaitu:

Pegawai cakap sesuai bidangnya
Keuangan mendukung rencana pengurusan arsip
Peralatan arsip yang memadai
System atau metode penyimpanan arsip yang baik
System penataan berkas yang disesuaikan dengan aktivitas manajemen

Actuating (Pelaksanaan) yang meliputi kegiatan pelaksanaan langkah pengelolaan kearsipan mulai dari awal diterima arsip sampai pemusnahan atau pelestarian. Kegiatan ini juga mencakup pemeliharaan arsip dengan pengawasan.
Controlling (Pengawasan) merupakan seluruh kegiatan pengawasan dari semua komponen manajemen kearsipan sehingga pelaksanaan manajemen kearsipan dapat berjalan sesuai standar tertentu, efektif, dan efisien.

Asas dalam Kearsipan

Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan, penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan dilaksanakan dengan asas sebagai berikut:

Asas kepastian hukum, pelaksanaan kearsiapan dilaksanakan berdasarkan landasan hokum dan selaras dengan aturan Undang-Undang, dan keadilan dalam kebijakan penyelengga negara.
Asas keterpercayaan, kegiatan kearsipan harus asli dan terpercaya agar dapat digunakan sebagai bukti.
Asas keutuhan, penyelenggaraan kearsipan harus terhindar dari pengurangan, penambahan, dan pengubahan baik dari segi isi maupun fisik yang dapat mengurangi keterpercayaan arsip.
Asas asal-usul, arsip harus dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip dan tidak tercampur dengan pencipta yang lain.
Asas aturan asli, arsip harus tertata sesuai dengan pengaturan aslinya atau dengan aturan saat arsip masih digunakan untuk kegiatan pencipta arsip.
Asas keamanan, arsip harus terjamin keamanannya dari kemmungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berkepentingan.
Asas keselamatan, arsip harus terjamin keselamatannya dari bahaya baik dari alam maupun perbuatan manusia.
Asas keprofesionalan, penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh pihak yang profesioanl dan berkompetensi dalam bidang kearsipan.
Asas keresponsifan, dalam penyelenggaraannya kearsipan harus tanggap atas masalah yang menyangkut kearsipan atau masalah lain yang berkaitan dengan kearsipan.
Asas keantisipatifan, penyelenggaraan kearsipan harus sadar atas perubahan dan perkembangan akan pentingnya arsip.
Asas kepartisipatifan, penyelenggaraan kearsipan harus memberikan kesempatan bagi masyarakat untuk berperan dalam bidang kearsipan.
Asas akuntabilitas, arsip harus mampu merefleksikan suatu kegiatan dan peristiwa dalam rekaman sebagai bahan akuntabilitas.
Asas kemanfaatan, harus memberi manfaat bagi kehidupan masyarakat, bangsa, dan negara.
Asas aksesibilitas, penyelenggaraan arsip harus memberi kemudahan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
Asas kepentingan umum, penyelenggaraan kearsipan memperhatikan kepentingan umum dan menghindari adanya diskriminasi.

Referensi:

Sugiarto, A & Wahyono, T. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik: Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media

*Penulis: Dita Kartika Sari

Materi lain: