Beranda / Administrasi Perkantoran / Pengertian dan 18 Prinsip Tata Ruang Kantor

Pengertian dan 18 Prinsip Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor juga disebut sebagai office layout. Definisi tata ruang kantor sendiri menurut Quible (Gie, 2007) adalah tentang bagaimana penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan pada para pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukannya, dan mampu memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.

Sementara seorang ahli lain, Terry (Soetrisno dan Brisma, 2009) memberikan definisi tata ruang kantor sebagai penentuan mengenai kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci, guna menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor -faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.

Pakar lain, Gie (2007) juga memberikan pernyataan bahwa penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor bisa membantu para pekerja dalam meningkatkan produktivitasnya.

Dengan penataan ruang kantor yang baik, maka ada banyak keuntungan yang didapatkan. Beberapa keuntungan atau manfaat pengaturan tata ruang kantor ini, meliputi :

  1. Menghindari penghamburan waktu dan tenaga para pegawai, karena berjalan mondar -mandir yang sebenarnya tidak diperlukan
  2. Menjamin lancarnya proses pekerjaan yang bersangkutan
  3. Memungkinkan penggunaan ruang kerja secara efisien, yakni suatu luas lantai tertentu dapat digunakan untuk keperluan yang sebanyak mungkin
  4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang mungkin memenuhi suatu bagian tertentu.

Prinsip Tata Ruang Kantor

Agar penataan ruang kantor ini dapat seefektif dan seefisien mungkin, maka perlu diperhatikan prinsip prinsip tata ruang kantor ang ada. Prinsip tata ruang dan perencanaan tata ruang harus dilakukan dengan setepat -tepatnya.

Menurut Soedjadi (1990), prinsip tata ruang kantor dan perencanaan tata ruang kantor yang perlu diperhatikan, meliputi :

1# Aliran pekerjaan harus diusahakan bergerak menuju ke depan. Jadi, dapat mengurangi kemungkinan -kemungkinan terjadinya penyimpangan -penyimpanan (crisscrosing), arus yang bolak -balik (back tracking), serta tabrakan -tabrakan.

2# Tempatkan setiap pegawai sedekat mungkin dengan :

  • Pimpinan, di mana ia menerima pekerjaannya
  • Mesin, perlengkapan serta peralatan kerja lainnya yang paling banyak digunakannya.
  • Pimpinan, yang harus senantiasa ia dapatkan bimbingannya secara langsung terkait pekerjaan dan tentang penggunaan mesin, perlengkapan dan peralatan.
  • Pimpinan lain, yang dia harus temui untuk menyerahkan pekerjaan yang telah diselesaikan.

3# Manajer hendaknya dibuatkan kamar -kamar kerjanya sendiri untuk masing -masing orang. sebab, mereka dapat dipandang sebagai pusat konsentrasi pemikiran (Think Tank) dari seluruh organisasi. Maka sebaiknya ruangan -ruangannya dilengkapi juga dengan Dictaphone dan megaphone, serta alat -alat lain yang dapat menghubungkan mereka dengan pimpinannya.

4# Pekerjaan - pekerjaan teknis seperti pusat pengetikan, pusat audio visual, reproduksi, foto kopi, stensil, percetakan dan pusat pekerjaan administratif (ketatausahaan) sebaiknya disediakan ruangan -ruangan tersendiri, yang terpisah dari think tank tersebut. Dengan begitu, suara - suara (noisy) yang timbul dari pekerjaan alat - alat kerja tersebut bisa diisolasi.

Pelajari juga: Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

5# Kamar operasi (operation room) yang merupakan salah satu alat pengendalian kegiatan, hendaknya tidak berada terlalu jauh dari kamar kerja top manajer.

6# Unit -unit yang melayani umum, hendaknya ditempatkan pada ruangan yang mudah untuk dicapai, tetapi tidak mengganggu ketenangan kerja seluruhnya.

7# Ruangan untuk unit -unit yang terkait dengan permesinan, pergudangan, alat -alat besar dan sebagainya sebaiknya ditempatkan di area belakang, sehingga dapat mengurangi kegaduhan bagi unit -unit lainnya.

8# Hendaknya diusahakan terdapat etmpat kerja beserta perabot -perabotnya yang tetap letaknya, jadi jangan berpindah -pindah, agar tidak membingungkan orang.

9# Untuk memelihara keleluasaan gerakan badan para pegawai khusus untuk pekerjaan -pekerjaan administrasi, usahakan agar space kerja setiap orang tidak kurang dari 1,5 x 2 m2. Selain itu, masih harus diperhitungkan juga setiap ruangan kerja itu harus ditempatkan meja, kursi, almari, filling cabinet dan sebagainya.

10# Tempat duduk para pegawai hendaknya diatur agar mereka tidak saling berhadapan yang seorang dengan yang lainnya. ini untuk menjaga agar mereka tidak selalu saling bercakap - cakap terkait hal yang tidak penting.

11# Segi - segi ketenangan dan keselamatan kerja pegawai harus dijamin dengan melaksanakan berbagai hal seperti :

  • Ketersediaan unit - unit atau alat - alat pemadam kebakaran, alat - alat PPPK, serta alat keamanan lain termasuk penjagaan di pintu masuk dan pintu keluar
  • Harus ada jalan khusus untuk keluar dalam kondisi darurat
  • Kebisingan dari mesin - mesin yang sedang bekerja harus diisolit dengan cara khusus, seperti menempatkan mesin tersebut di dkat jendela, tidak diruang depan dan tidak di tengah ruang kerja, terlebih bila mesin sedang bekerja maka jendela hendaknya dibuka selebar mungkin.
  • Dinding - dinding, jendela -jendela, dan pintu -pintu hendaknya dibuat dari bahan -bahan yang tidak memperkuat gema suara, dan jangan lupa agar selalu meminyaki bagian engselnya.
  • Hendaknya dalam instansi tersebut sendiri telah tersedia semacam kafetaria murah khusus bagi para pegawai. Dengan demikian, orang - orang jualan dan lain - lain pengunjung yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan masuk. Karenanya, penting untuk adanya pos - pos penjagaan di pintu masuk dan di pintu keluar.

12# Untuk keperluan pribadi para pegawainya, maka hendaknya di tempat yang tidak jauh tapi juga tidak terlalu dekat dengan tempat kerja pegawai, disediakan :

  • Kamar -kamar kecil (toilet) yang sehat, bersih dan cukup jumlahnya
  • Kamar -kamar rias (dressing room), terutama bagi para pegawai wanita
  • Tempat air minum yang bersih dan sehat

13# Untuk keperluan pertemuan dan rekreasi bersama, hendaknya tersedia satu ruangan khusus atau aula dari yang berukuran 17,5 x 25 m sampai berukuran 25 x 40 m.

14# Untuk memudahkan para tamu mengetahui letak ruang kerja pimpinan atau unit -unit yang diperlukan, maka perlu dilaksanakan, adanya :

  • Ruang tamu yang tenang dan cukup lapang
  • Skema denah (ground chart) yang memuat seluruh unit dalam instansi tersebut dan tiletakkan di ruang tamu.
  • Daftar nama pimpinan berikut jabatan dan nomor kamar kerja serta pesawat teleponnya
  • Nomor -nomor tertentu untuk setiap ruang kerja yang jelas, dan diletakkan di setiap pintu setiap ruangan, di sebelah kiri diberi nomor ganjil, dan di sebelah kanan diberi nomor genap. Nomor 0 - 99 adalah utnuk ruangan bawah atau basement dan 100 - 199 untuk ruangan -ruangan yang ada di tingkat satu atau ground floor, sedangkan 200 - 299 untuk ruangan -ruangan tingkat dua dan seterusnya.

15# Untuk keindahan dan kesegaran udara dalam ruang tempat kerja, hendaknya dipenuhi dengan persyaratan -persyaratan, seperti berikut :

  • Terdapat lubang peranginan atau ventilasi yang cukup dan memungkinkan sirkulasi udara terjadi secara teratur
  • Tingkat kelembapann (humidity) yang berkisar antara 45 % s.d. 60%
  • Daya penerangan dengan menggunakan lampu hemat energi (bukan neon)

16# Kesegaran udara dan keindahan areal tempat kerja, hendanya dilaksanakan dengan adanya :

  • Jalan sekitar tempat kerja yang cukup sejuk dan lapang
  • Kebun dengan rerumputan dan taman bunga yang segar
  • Tempat parkir mobil yang cukup luas serta tidak terlalu dekat dengan kamar -kamar kerja pegawai

17# Untuk memelihara kelleluasaan bagi kemungkinan -kemungkinan perkembangan dan perluasan di kemudian hari, terutama berdasrakan pada kemampuan keuangan dan perluasan kegiatan, maka di dalam pembangunan gedung, hendanya ditempuh melalui beberapa tahapan, meliputi :

  • Pada tahap I, buat gedung berbentuk huruf I (bebas untuk dibuat berapa tingkat)
  • Pada tahap II, bila keuangan telah cukup, susun penambahan unit dengan mengubah gedung berbentuk huruf I tadi menjadi huruf L
  • Selanjutnya, ditambah lagi menjadi gedung berbentuk huruf C
  • Berikutnya, penambahan bisa mengubah bentuk gedung menjadi berbentuk O
  • Akhirnya, bentuk gedung bisa disempurnakan lagi menjadi bentuk hurug yang menyerupai huruf B.

18# Untuk melaksanakan segala prinsip tata ruang kantor ini, hendaknya diketahui dengan tepat, mengenai segi -segi berikut :

  • Fungsi -fungsi dari kriteria pekerjaan yang ada
  • Pola dan sistem pekerjaan. Ingat hal terkait tata kerja, prosedur dan sistem kerja
  • Jumlah personalia yang telah ada dan tentang kemungkinan penambahannya
  • Ruang yang tersedia
  • Mesin, perabotan, perlengkapan, peralatan serta fasilitas -fasilitas lain yang ada dan akan ada dengan memenuhi asas ergonomic dan efisiensi.
  • Kemampuan keuangan
  • Letak (location) instansi yang dihubungkan dengan keadaan daerah sekitar.

Referensi :

  1. Priansa, Donnu Juni. 2014. Kesekretarisan : Profesional, Berkompeten, Cerdas, Terampil, dan Melayani. Bandung : Alfabeta.
  2. Soedjadi. 1990. Organization and Methods : Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen. Jakarta : CV Haji Masagung.
  3. Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2009. Manajemen Perkanatoran Modern. Modul Diklat Prajabatan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara -RI.
*Penulis: Mursiati

Materi lain: