Hal - Hal yang Perlu Diperhatikan dalam MENULIS SURAT NIAGA BAHASA INGGRIS
PERENCANAAN SURAT
Perencanaan adalah kunci mencapai tujuan, tidak terkecuali dalam membuat surat. Untuk membentuk surat yang baik dan efektif diperlukan perencanaan yang baik. Beberapa surat tidak memerlukan perencanaan yang terperinci.
Surat untuk pelanggan dengan proposal untuk pembelian produk jelas memerlukan perencanaan yang lebih terperinci dibanding surat ucapan terima kasih. Berikut tiga tahap dalam perencancanaan surat:
1. Mencari fakta
Sebelum menulis surat, perlu untuk merencanakan hal apa yang akan dibicarakan. Apabila hanya menuliskan apa saja yang sedang terpikirkan, kemungkinan surat menjadi tidak efektif.
Hal pertama yang perlu dilakukan yaitu mengumpulkan fakta-fakta yang ada sebelum menyusun konsep surat. Sebagai contoh, apabila akan mengirim surat kepada pelanggan, periksa surat-surat sebelumnya dengan pelanggan tersebut.
Berdasar dari volume (banyaknya) surat-menyurat dengan pelanggan tersebut dan dengan asumsi bahwa pelanggan tersebut merupakan penulis surat yang baik, maka penulis dapat memahami kepribadian dan hal-hal yang menarik perhatian pelanggan.
Setelah selesai dengan pengumpulan fakta pelanggan, penulis meentukan topik yang akan disampaikan dalam surat. Cara yang paling efektif yaitu dengan menulis topik yang direncanakan pada selembar kertas.
Dari tiap-tiap topik dapat dituliskan beberapa kata kunci diskusi yang akan dibicarakan dengan pelanggan. Sebagai contoh, Anda telah melakukan rapat dengan Mr. Johnson dan Anda ingin menulis surat untuk follow-up . Anda telah mengetahui kepribadian Mr. Johnson selama rapat yang sebelumnya berlangsung.
- Thanks for meeting
- His idea foa a lockbox
Speeds up collection
Cost-effectiveness
- Appreciate his views on business
Loyalty to existing business relationship
Personal relationship
- Arrange for another business meeting
2. Menganalisa subjek dan pembaca (penerima surat)
Dari informasi yang telah digabungkan dari pencarian yang sebelumnya, perlu dilakukan analisis sehingga dapat diorganisasikan atau diurutkan. Pembuatan skema adalah metode yang baik untuk membuat urutan topik dan menguraikannya topik menjadi bentuk surat utuh.
Dalam menganalisa subjek surat, tetap perlu diperhatikan riset pelanggan yang telah dilakukan sebelumnya. Riset yang telah dilakukan menunjukkan analisa yang detail mengenai kepribadian dan hal-hal yang dapat menarik perhatian pelanggan.
Informasi tersebut diperlukan dalam penulisan informasi di dalam surat, karena informasi yang dianggap penting oleh penulis belum tentu dianggap penting oleh pelanggan. Surat harus benar-benar ditujukan kepada pelanggan (pembaca).
3. Memahami sasaran surat & cara mencapai sasaran tersebut
Tetapkan sasaran pada setiap surat yang dibuat. Jika Anda ingin pelanggan menerima persyaratan yang Anda tawarkan, fokuslah pada tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana dan tulis suratnya. Sebelum masuk pada penjelasan selanjutnya, simak terlebih dahulu bagian - bagian surat niaga bahasa Inggris.
KOMPONEN DAN CIRI SURAT EFEKTIF
1. Bahasa
Bahasa adalah kunci dari komunikasi. Untuk membuat proses komunikasi berhasil, penulis harus menyampaikan pesan yang benar-benar dipahami oleh penerima.
Tulis secara jelas dan lugas. Tulis pesan yang ingin disampaikan, jangan memutar sehingga pembaca perlu menebak-nebak maksud dari penulisan surat. Jika Anda terlalu berbelit-belit, hal itu tidak hanya membuat pembaca mengalihkan perhatianya tetapi juga harus meyakinkan pembaca untuk terus membaca surat dan mencari tahu apa sebenarnya makna surat tersebut.
Tulis maksud surat selangsung mungkin. Sebaiknya menuliskan inti surat sesingkat mungkin. Gagasannya adalah untuk menyampaikan maksud pesan sejelas dan selangsung mungkin.
Hindari penggunaan kalimat yang berlebihan. Cukup pergunakan kata-kata sederhana bukan kata-kata yang bahasanya terlalu tinggi. Penulisan bahasa harus disesuaikan dengan pembaca surat.
2. Tone (nada)
Nada atau kepribadian surat dapat membantu Anda untuk mendapatkan reaksi yang positif atau kesan dari pembaca. Nada dari tiap surat bisnis harus sopan dan ramah, tulis dalam bahasa yang sekiranya dimengerti oleh pembaca.
Pemberian nada atau kepribadian surat biasanya pada awal surat. Misalkan dengan menekankan respon pribadi untuk pembaca dan menghubungkan antara hubungan yang telah terjalin sebelumnya dengan kebutuhan pembaca saat ini.
3. Fokus pada perhatian
Konsep paling penting dalam menulis surat adalah menegaskan fokus perhatian surat pada pembaca. mengarahkan surat ke pembaca tampak sederhana, tetapi seorang penulis sering kali berasumsi bahwa kepentingan dan pengetahuaannya sama dengan pembaca.
Penulis perlu memperhatikan beberapa pertanyaan dasar agar dapat membuat surat yang berorientasi pada pembaca. beberapa pertanyaan dasar itu yaitu, apa yang akan membuat pembaca bereaksi positif terhadap suratnya? Apa minat pembaca? bagaimana sudut pandang pembaca terhadap isu yang sedang dibicarakan didalam surat?
4. Panjang Surat
Panjangnya surat berpengaruh pada tampilan surat. Pelanggan yang setiap harinya menerima banyak surat tidak akan menaruh perhatian pada surat yang terlalu panjang. Buat surat secara to the point dan hanya satu lembar jika memungkinkan.
Mulailah diskusi dengan topik utama surat pada paragraf pertama. Hal ini dapat memudahkan pembaca untuk mengetahui apa yang diinginkan dari surat tersebut. Perencanaan dan kejelasan dalam surat membantu membatasi panjang surat.
Paragraf tidak boleh terlalu panjang. Paragraf singkat yang terdiri dari beberapa kalimat yang langsung pada intinya akan membantu mengelola panjang surat.
Ciri - ciri surat bisnis yang efektif, yaitu: jelas (clear), singkat (concise), sopan (courteus), benar (correct), lengkap (complete), bersih (clean), dan tepat (accurate).
Referensi:
Seglin, J. & Coleman, E.. (2002). Handbook of Business Letter Third Edition. New York: American Management Assosiation
*Penulis: Dita Kartika Sari
Materi lain:
