12 Faktor Memilih Perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor
Untuk memaksimalkan kinerja, kantor -kantor baik pemerintah maupun swasta seringkali mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor. Dengan berbagai peralatan dan mesin kantor ini, maka aktivitas dan produktivitas kerja pun bisa lebih meningkat. Degnan demikian, hasil yang didapatkan juga akan lebih optimal.
Manusia memang senantiasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitasnya, manusia perlu untuk bertindak semakin cepat dan juga efisien di segala bidang.
Untuk itu, manusia perlu kelengkapan sarana yang tepat. Dalam upaya memilih peralatan dan mesin mesin kantor ini diperlukan pula pengetahuan dan juga kemampuan yang tepat. Kita perlu untuk mengetahui hal-hal yang penting dalam memilih sarana perkantoran.
Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor
Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor, yakni :
- Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan
- Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis
- Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
- Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan
- Mutu dari mesin harus benar -benar baik
- Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan
- Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan
- Pemeliharaan mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah
- Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah
- Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai
- Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut
Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor
Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12 faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni :
1. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya
Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif.
2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan
Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor.
Artikel terkait: 5 Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya
Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik.
Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang produktif lainnya.
4. Fleksibilitas Penggunaannya
Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor.
Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor.
5. Harga dan Penanaman Modal
Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan.
Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok.
6. Kemampuan Kesatuan
Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien.
7. Nilai Keindahan
Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis.
Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -pegawainya.
Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien.
8. Preferensi Pegawai
Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan.
9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai
Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada.
10. Ramalam Mengenai Beban Pekerjaan
Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang akan datang.
Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan.
11. Kualitas Pekerjaan Tata Usaha
Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar.
Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin, ketimbang sekedar ditulis tangan.
12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik
Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan kegiatan manajemen.
Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin tidak efisien.
Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor
Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni :
- Harus dapat menghemat ruang lantai
- Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan
- Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan
- Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa dibersihkan. Hal ini terkait denan masalah kesehatan.
- Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu
- Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar daripada perabot yang terbuat dari logam.
Referensi :
Farida, Vida Hasna dkk. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor SMK Berdasarkan Kurikulum 2004. Bandung: Armico.
*Penulis: Mursiati
Materi lain:
