Cara Membuat Isi Surat Niaga Bahasa Inggris (Opening Paragraph sampai Closing Paragraph)

Isi surat niaga dalam bahasa Inggris dapat ditulis juga perlu untuk memenuhi kaidah -kaidah tertentu. Kaidah -kaidah penulisan surat bahasa Inggris ini pada dasarnya sama dengan penulisan surat bahasa Indonesia pada umumnya.

Ketentuan Menulis Isi Surat Bahasa Inggris

Beberapa ketentuan menulis isi surat bahasa Inggris yang perlu diperhatikan, misalnya meliputi :

Apabila surat bahasa Inggris tersebut memiliki perihal, maka isi surat ditempatkan dua spasi di bawah perihal surat.
Apabila tidak ada perihal surat, maka isi surat diketik dua spasi di bawah salam pembuka.
Jika surat menggunakan bentuk lurus penuh (full block style), maka pengetikan semua baris surat diawali dari margin kiri.
Bila surat menggunakan bentuk setengah lurus (semi block style) atau pun bentuk bertakuk (indented style), maka penulisan setiap alinea diawali lima hentakan ke dalam.

Isi surat secara umum dapat dibagi ke dalam tiga alinea (paragraph). Paragraph dalam isi surat bahasa Inggris, meliputi :

1. Opening paragraph

Ini adalah alinea pembuka surat. Di dalam opening paragraph inilah terdapat kesan pertama dari isi sebuah surat. Bagian alinea pembuka surat sangat penting untuk diperhatikan karena menjadi kunci utama yang menarik perhatian pembaca surat dan sekaligus untuk mempengaruhi keputusan sehubungan dengan surat yang dibacanya tersebut.

2. Message of the letter

Isi surat di sini adalah inti atau pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan dalam surat. Isinya adalah inti dari semua permasalahan yang disampaikan dalam surat. Karena bagian ini adalah maksud sebenarnya dalam sebuah surat, maka isi surat harus ditulis dengan penyampaian yang jelas, singkat dan tidak berbelit -belit. Singkatnya, harus juga bernada sopan.

3. Closing paragraph

Alinea penutup juga merupakan bagian yang penting dalam sebuah surat, sama pentingnya dengan alinea pembuka surat. Di dalam alinea penutup, terdapat suatu harapan serta ucapan terima kasih atas segala hal yang dikemukakan dalam isi surat.

Di dalam surat niaga bahasa Inggris, di alinea pembuka maupun di alinea penutup, umumnya terdapat ungkapan - ungkapan yang lazim digunakan untuk menulis surat. Penggunaan ungkapan -ungkapan ini dapat menjadi rujukan bagi yang sedang belajar menulis surat bahasa Inggris, terutama dalam bentuk surat niaga.

Berikut ini, terdapat beberapa contoh kalimat yang lazim digunakan sebagai bagian dari alinea pembuka, isi surat, dan alinea penutup dalam surat bahasa Inggris, terkhusus dalam bentuk surat niaga permintaan penawaran atau inquiry.

Contoh Opening paragraph for inquiry

1# We should be pleased if you could send us your latest catalogue./ We should be glad if you could send us your latest catalogue.

Kami sangat senang/ gembira apabila saudara dapat mengirimkan kepada kamu, katalog sudara yang terakhir.

2# Please let us have your illustrated catalogues, terms of payment and terms of delivery.

Harap kirimkan pada kami katalog -katalog bergambarm syarat -syarat pembayaran dan syarat -syarat pengiriman.

3# We have seen your advertisement in Indonesia Times and should be glad if you could send us your catalogues and price-list.

Kami sudah melihat iklan Saudara di surat kabar Indonesia Times, dan kami sangat senang jika Saudara dapat mengirimkan kepada kami katalog -katalog beserta daftar harganya.

4# We have seen your products at your stand at Jakarta Fair and should be pleased if you could send us your latest catalogues and price-list

Kami sudah melihat produk -produk Saudara pada stand Saudara di Pekan Raya Jakarta dan kami sangat senang jika Saudara dapat mengirimkan pada kami katalog -katalog Saudara yang terakhir beserta daftar harganya.

5# We are interested in your products and should be pleased if you could send us your catalogues, price-list and terms of payment.

Kami tertarik dengan produk -produk Saudara dan kami merasa senang jika Suadara dapat juga mengirimkan pada kami katalog, daftar harga dan syarat -syarat pembayaran.

6# With reference to your advertisement in Indonesia Times I read a few days ago, would you please send us your catalogues, price-list and terms of payment.

Berkenaan dengan iklan Saudara di surat kabar Indonesia Times yang say abaca beberapa hari yang lalu, sudilah kiranya Saudara mengirimkan katalog -katalog, daftar harga dan syarat -syarat pembayarannya?

Contoh Requesting Information sebagai message of the letter for inquiry

1# Please let us know your terms of payment.

Harap berithukan pada kami syarat- syarat pembayaran Saudara.

2# We would like to know whether you can offer us a special discount.

Kami ingin mengetahui apakah Saudara dapat memberikan kami potongan khusus.

3# Would you please let us know whether you can offer us a special discount for this month.

Sudilah kiranya Saudara memberitahu kami apakah Saudara dapat memberikan kami potongan khusus untuk bulan ini.

Contoh Closing Paragraph for inquiry

1# We look forward to receiving your reply.

Kami menunggu jawaban Saudara.

2# We should be pleased to receive your prompt reply.

Kami akan sangat senang menerima jawaban Saudara secepatnya.

3# We hope you will be able to send us reply by return.

Kami harap Saudara akan dapat mengirimi kami jawaban dengan segera.

4# We look forward to receiving your reply immediately.

Kami menunggu balasan Saudara dengan segera.

5# We should appreciate your prompt reply.

Kami sangat menghargai jawaban Saudara secepatnya.

Contoh Surat Niaga bahasa Inggris

Agar lebih jelas, berikut ini terdapat contoh surat niaga bahasa Inggris yang ditulis secara lengkap. Simak juga hal - hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat niaga bahasa Inggris.

Referensi:

Cyssco, Dhanny R. 2009. Practical Business Correspondence : Panduan Praktis Korespondensi Niaga Bahasa Inggris. Jakarta : Kesaint Blanc.

*Penulis: Mursiati

Materi lain: