26 Macam Surat Dinas dan Cirinya
Surat adalah alat komunikasi yang penting, mulai sejak era penjajahan hingga era modern sekalipun. Apalagi, surat jadi lebih penting dan lebih sering lagi digunakan di ranah instansi kedinasan, baik itu swasta maupun negeri.
Biasanya, surat dinas lebih sering digunakan untuk menyebut surat menyurat yang dibuat dan dilakukan oleh instansi pemerintah, meski pun sebetulnya surat dinas dapat pula digunakan untuk menyebut surat yang dilakukan oleh instansi swasta.
Namun, bila itu instansi swasta biasanya lebih cenderung untuk instansi swasta berbentuk organisasi, yayasan, atau lembaga swasta yang tidak berkaitan dengan perniagaan atau perdagangan. Sebab, bila surat tersebut menyangkut hal dagang atau niaga, secara khusus lebih disebut sebagai surat niaga.
Surat dinas biasa dibuat untuk komunikasi antar kantor guna menyampaikan suatu hal tertentu. Untuk menulis surat dinas, kita tidak bisa membuatnya dengan sembarangan. Apalagi, bila itu adalah surat dinas pemerintah. Ada aturan tertentu yang perlu dipatuhi, mulai dari segi format surat hingga bahasanya.
Ciri - ciri Surat Dinas
Ada pun ciri surat dinas yang adalah :
- Menggunakan format surat yang cenderung baku dengan kelelngkapan kop surat dan lainnya.
- Isi surat ditulis dengan singkat, padat dan langsung pada maksud dan tujuan.
- Menggunakan bahasa yang baku (sesuai EYD), jelas, padat dan juga komunikatif.
Macam macam Surat Dinas
Surat dinas ada bermacam - macam. Macam surat dinas ini pun ada cukup banyak. Berikut ini terdapat macam surat dinas yang sering ditemui dan digunakan dalam instansi kepemerintahan :
1) Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang isinya mengenai permintaan atau permohonan kepada pihak lain untuk suatu hal tertentu. Contoh surat permohonan yakni, surat permohonan kepada pejabat tertentu untuk dapat meresmikan suatu acara, surat permohonan izin, surat permohonan mutasi. Selengkapnya lihat di Aneka Contoh Surat Permohonan.
2) Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang isinya memuat informasi tentang pengumuman atau sosialisasi terkait sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pihak tertentu atau diberitahukan kepada pihak tertentu. Sifat surat ini adalah sebagai penyampai kabar atau informasi saja, sehingga surat ini tidak memerlukan tanggapan. Contoh: Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang.
3) Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang berisi informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pihak pejabat berwenang. Contoh surat keterangan misalnya surat keterangan masih kuliah, surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan bebas dari narkoba.
4) Memo dan Nota Dinas
Memo (memorandum) juga sering dikenal seabgai nota dinas. Memo berasal dari kata memory yang berarti ingatan atau pengingat, dan kata nota berasal dari kata note (bahasa inggris) yang artinya catatan. Jadi, memo atau nota dinas ini adalah macam surat dinas yang khusus untuk menyampaikan pesan yang digunakan sebagai pengingat dan dilakukan di dalam satu lingkungan instansi atau lembaga. Selengkapnya lihat di Contoh Surat Memorandum.
5) Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan undangan atau pernyataan yang isinya mengharap kehadiran seseorang atau sekelompok orang pada acara tertentu. Acara tersebut bisa pelantikan, seminar, peluncuran produk, rapat, diskusi dan lainnya, dengan menggunakan media tertulis (surat) sebagai bentuk penghormatan.
6) Surat Janji Temu
Surat janji temu adalah surat yang dibuat untuk kelompok masyarakat atau untuk perorangan untuk bisa bertemu dengan pihak tertentu, yang biasanya merupakan tokoh, seperti tokoh masyarakat, tokoh politik, pejabat tinggi negara atau seorang pimimpin.
7) Surat balasan janji temu
Surat balasan janji temu adalah surat yang isinya bertujuan untuk membalas surat permohonan janji temu mengenai kepastian akan kesanggupan atau ketidaksanggupan untuk memenuhi janji temu tersebut.
8) Surat ucapan terima kasih
Surat ucapan terima kasih adalah surat yang isinya ditujukan untuk rekanan atau pihak yang dianggap telah turut membantu suksesnya suatu acara pada lembaga atau perusahaan. Selengkapnya lihat di Contoh Surat Ucapan Terima Kasih.
9) Surat ucapan duka cita
Surat ucapan duka cita isinya untuk menyampaikan rasa bela sungkawa atau duka cita sebagai penghormatan terhadap orang yang meninggal, serta wujud simpati bagi keluarga yang ditinggalkan.
10) Surat permohonan bantuan
Surat permohonan bantuan adalah surat yang isinya mengenai permintaan atau permohonan bantuan pada pihak tertentu, terkait dengan hal – hal yang bersifat kedinasan dan menyangkut jasa atau barang tertentu. Contohnya, surat permohonan bantuan untuk pengiriman barang, atau surat permohonan bantuan untuk menjadi pembicara.
11) Surat pemberian bantuan
Surat pemberian bantuan adalah surat yang isinya pernyataan atas kesediaan suatu pihak dalam memberikan kontribusi atau sumbangan bantuan yang bersifat kedinasan.
12) Surat permohonan izin
Surat permohonan izin adalah surat yang isinya mengenai permohonan atau permintaan izin pada atasan atau pihak yang mempunyai otoritas lebih tinggi agar dapat melakukan atau tidak melakukan sesuatu, berkaitan dengan kedinasan. Selengkapnya lihat di Contoh Surat Permohonan Izin Cuti Hamil.
13) Surat pemberian izin
Surat pemberian izin adalah surat yang isinya menyatakan pemberian izin pada seseorang untuk melakukan kegiatan atau tindakan.
14) Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang isinya berupa perintah untuk melaksanakan tugas yang ditujukan untuk seseorang agar dapat melakukan suatu hal tertentu.
15) Surat perintah kerja
Surat perintah kerja adalah surat dinas yang berisi perintah dari atasan atau pimpinan terhadap bawahannya terkait suatu petunjuk kerja yang harus dilakukan oleh penerima perintah kerja tersebut.
16) Surat perjalanan dinas
Surat perjalanan dinas digunakan sebagai kelengkapan keterangan terhadap seseorang dalam melaksanakan tugas perjananan tugas dinas tertentu.
17) Surat berita acara
Surat berita acara adalah surat yang isinya berupa catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung dan memuat runtutan kegiatan atau hal -hal berkenaan dengan kegiatan tersebut secara rinci. Lihat selengkapnya di Contoh Surat Berita Acara Pemeriksaan.
18) Surat edaran
Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan untuk banyak orang dengan maksud menyampaikan hal – hal tertentu pada masyarakat, terkait internal institusi maupun eksternal institusi. Surat edaran ini disebarkan dengan cara mengirimkan surat pada pihak - pihak berkepentingan. Lihat selengkapnya di Contoh Surat Edaran.
19) Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan berguna untuk memberitahukan suatu hal pada pihak eksternal atau internal institusi atau sebuah organisasi. Pemberitahuan ini misalnya berupa pindah alamat kantor, perubahan harga, pembukaan kantor cabang baru dan keperluan lain yang sifatnya mengabarkan.
20) Surat laporan
Surat laporan adalah surat yang dibuat sebagai bentuk pertanggungjawaban atau pelaporan seseorang atau suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan atasan atau pimpinan dan sudah dilaksanakan.
21) Surat pengantar
Surat pengantar adalah bentuk surat bukti dinas yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu, baik barang / jasa / orang kepada lembaga lain. Simak contohnya di Contoh Surat Pengantar.
22) Surat referensi
Surat referensi adalah jenis surat yang dibuat oleh pihak ketiga terkait keterangan mengenai pihak kesatu (seseorang atau suatu lembaga tertentu) yang berisi tentang penilaian terhadap kompetensi seseorang atau suatu lembaga dalam kepentingan tertentu. Surat referensi biasanya bersifat rahasia.
23) Surat rekomendasi
Surat rekomendasi adalah surat dinas yang digunakan untuk menerangkan seseorang atau lembaga tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar orang atau lembaga yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari orang atau pihak tertentu.
24) Surat peringatan
Surat peringatan adalah macam surat dinas yang berisi surat teguran atau peringatan oleh pihak tertentu pada pihak lain, yang dikarenakan adanya suatu pelanggaran, terkait hal yang telah disepakati. Simak contohnya di Contoh Surat Peringatan Biasa.
25) Surat panggilan
Surat panggilan adalah surat yang isinya panggilan atau permintaan hadir pada orang atau pihak lain agar dapat melakukan suatu tugas atau urusan tertentu. Lihat selengkapnya di Contoh Surat Panggilan Dugaan Pelanggaran Disiplin.
26) Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang isinya mengenai pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat lain agar pihak yang diberi wewenang, bisa bertindak untuk mewakili pihak yang memberi wewenang atau kuasa. Surat kuasa bisa digunakan untuk kepentingan intern instansi maupun extern organisasi. Silahkan lihat contoh surat kuasa di artikel berikut.
*Penulis: Mursiati
